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Vous êtes chargé de planifier le prochain séminaire de fin d’année de votre entreprise ? Cet événement permet aux collaborateurs de renforcer leurs liens et améliore ainsi la cohésion d’équipe. Cependant, la planification d’un séminaire réussi n’est pas facile, même avec une équipe dédiée.
Selon les professionnels de l’événementiel, il existe deux principales contraintes qui se posent lors des premières étapes de l’organisation d’un séminaire de fin d’année. Il s’agit de la planification de la date et le lieu ainsi que la prise de décision concernant les prestataires. Dans les lignes qui suivent, nous allons vous aider à organiser un séminaire de fin d’année.
Comment trouver un lieu pour un séminaire de fin d’année ?
À moins que vous n’ayez la chance de disposer de votre propre lieu pouvant accueillir tous les participants à votre séminaire de fin d’année, vous devrez chercher le lieu qui convient le mieux à vos besoins. Sachez que les lieux de réunion sont souvent complets en début d’année, donc si vous avez un lieu en tête, réservez-le dès que possible. Cela signifie qu’il faut jeter un coup d’œil aux hôtels locaux, aux universités ou à d’autres lieux capables d’accueillir les séminaires telle une salle de réunion. Pendant que vous faites cela, vous devez garder les points suivants à l’esprit :
- Le lieu que vous avez choisi convient-il à tous les participants ?
- Avez-vous besoin de matériel informatique, audiovisuel ou autre pour votre séminaire ?
- Réservez un espace qui correspond au thème de votre événement
- Plus tôt vous réservez votre lieu d’événement, mieux c’est
Un bon conseil serait d’avoir une liste de quelques lieux de séminaire en tête lors de la planification, afin de vous assurer que vous êtes couvert même s’il y a un changement de plan. D’ailleurs, il existe de nombreux avantages d’organiser une réunion en dehors des locaux.
Quelle date pour un séminaire de fin d’année ?
Le choix de la date est également très important. Une entreprise organise un séminaire de fin d’année pour montrer son appréciation à ses employés et ainsi renforcer la team building. L’événement doit donc avoir lieu avant que la majorité des employés prennent leur congé annuel ou avant la fermeture annuelle de l’entreprise.
Le meilleur moment pour cela est avant le 16 décembre, mais cela varie d’une entreprise à l’autre. Renseignez-vous sur le coût de la location du lieu et sur ce qu’il propose, comme le personnel de service, un bar et des éléments tels que les tables, les chaises, la vaisselle et le linge, etc.
Conseil : Prévoyez le mauvais temps. Lorsque l’on planifie un événement longtemps à l’avance, on oublie souvent la météo.
Quels sont vos objectifs du séminaire de fin d’année ?
Indépendamment de vos objectifs, vous devez déterminer exactement le budget que vous êtes autorisé à dépenser. Ainsi, vous saurez précisément combien vous devez dépenser pour chaque aspect de l’événement et si vous pouvez vous permettre des extras tels que des cadeaux de Noël pour vos collaborateurs.
Par la suite, vous devez décider quel est l’objectif de votre séminaire de fin d’année. La façon dont vous organiserez votre séminaire sera liée à cette intention. La première étape consiste donc à vous asseoir, à réfléchir et à dresser la liste de vos missions. Généralement, un tel événement de fin d’année se rapproche toujours d’une fête de Noël en entreprise.
En dehors de penser à un planning précis durant l’événement, il s’agit principalement d’une occasion pour faire un point sur l’année écoulée. Ainsi, vous pouvez profiter de cet instant pour féliciter vos collaborateurs pour leur production annuelle. En plus de cela, un séminaire de fin d’année est un excellent moment pour discuter de chaque projet de l’année suivante.
Quel est le programme du séminaire de fin d’année ?
Il peut s’agir d’une partie extrêmement simple ou extrêmement compliquée du processus d’organisation du séminaire de fin d’année. Cela dépend de la durée de la séminaire, des informations à partager, des activités et du nombre de participants. En complément du sujet principal du séminaire de fin d’année, il serait judicieux de prévoir quelques activités pour maintenir le niveau d’énergie des participants et motiver ses collaborateurs. Voici ce que vous devez obligatoirement inclure :
L’essentiel du programme
Le discours d’ouverture permet de souhaiter la bienvenue aux collaborateurs et de présenter les points clés de l’événement. Communiquez l’ordre du jour et indiquez les heures de début et de fin, les heures des repas et des pauses.
Commencer le séminaire de fin d’année tôt dans la journée peut sembler une bonne idée, mais cela signifie que beaucoup de vos participants devront être réveillés 2 ou 3 heures plus tôt et que leur niveau de vigilance sera faible. Commencer plus tard et finir plus tard peut aussi être un peu délicat, vous devrez donc trouver le bon timing pour tout le monde.
Proposer un buffet pour le séminaire de fin d’année
Lorsque vous décidez d’un menu ou d’un service de restauration, assurez-vous que vous savez parfaitement qui de vos collègues mange quoi. Vos collègues se sentiront ainsi privilégiés et vous leur rappellerez qu’ils travaillent pour une entreprise qui se soucie de leurs besoins.
Les boissons ? Assurez-vous de proposer les boissons les plus courantes et gardez à l’esprit que tout le monde ne boit pas d’alcool. Vous devrez ainsi proposer des boissons non alcoolisées intéressantes, car un simple soda ne suffit plus.
Faut-il faire appel aux services de prestataires ?
Avez-vous besoin d’un animateur de séminaire, de traiteurs ou de spécialistes de toute autre sorte ? Si c’est le cas, essayez de les contacter le plus tôt possible et tenez-les informés de l’évolution de vos besoins. En fonction de votre budget, présélectionnez les intervenants pertinents pour votre séminaire afin de connaître leurs disponibilités.
Une fois que vous avez finalisé votre liste, tenez-les au courant du programme lors du séminaire de fin d’année. Guidez-les sur le résumé du séminaire, les objectifs que vous cherchez à atteindre et les informations que vous cherchez à diffuser aux collaborateurs. Faire appel à un professionnel de l’événementiel facilitera énormément votre travail.