salle de réunion

Séminaire de fin d’année : comment trouver une salle de réunion ?

Sommaire

La fin d’année approche et il devient urgent de trouver une salle de réunion pour réunir les membres de votre entreprise. Comment trouver celle qui correspond à vos besoins ? Tout de suite, nos conseils pour vous permettre d’organiser l’événement que vous souhaitez.

Définir vos besoins et le type d’événement

À un mois et demi des vacances de Noël, trouver des salles de réunion disponibles commence à devenir difficile. Mais avant de vous lancer dans la recherche de lieu événementiel, il convient de réfléchir au type de conférence que vous souhaitez organiser.

Nombre de participants

Souhaitez-vous inviter l’ensemble des salariés de l’entreprise ? Ou seulement les membres du comité de direction ? Le nombre de participants définira la superficie de salle nécessaire. Le statut hiérarchique des invités guidera aussi vos choix pour trouver le lieu de réception adéquat.

Objectifs du séminaire

Solennel ou festif ? Telle est la question. Qu’attendez-vous de ce séminaire ? Qu’il fédère vos équipes, qu’il soit le symbole de votre remerciement pour le travail effectué ? Pour trouver la salle de réunion qu’il vous faut, vous devez définir votre communication interne. Le message que vous voulez faire passer.

Cérémonie des vœux et résultats de fin d’année

Une réunion d’entreprise peut se dérouler de différentes manières. Autour d’un cocktail dînatoire, ou plus cérémonial, lors d’un repas assis avec les tables orientées vers la scène où le président du groupe fait un discours. Quoiqu’il en soit, le lieu et le décor doivent être propices à ce moment d’exception pour porter les résultats de cette année passée et se projeter vers l’avenir.

Trouver des salles de réunion pour la cérémonie de fin d’année

Système tarifaire d’une location d’espace

Une fois le nombre de participants arrêtés et l’objectif de la soirée défini, vous pouvez commencer à chercher la salle qui conviendra. Pour plus d’efficacité, vous devez connaître votre enveloppe budgétaire car dans la location d’espace tous les tarifs vont du simple au double. Les espaces se louent à la demi-journée, voire à l’heure parfois, à la journée ou encore au nombre de participants.

Lieu et ambiance

Pour cette fin d’année, vous pouvez opter pour un appartement aux canapés colorés, la salle d’une péniche à quai ou encore un loft d’artiste pour une ambiance décontractée. Si vous cherchez quelque chose de plus sophistiqué, tournez-vous vers la salle d’un restaurant situé dans un immeuble haussmannien ou dans un pavillon à la campagne. Toutefois, plus le lieu sera éloigné des transports en commun, plus vous devrez prévoir une solution pour le trajet de vos invités.

Matériel audiovisuel

Une autre façon de choisir le lieu, au-delà de son charme et de sa superficie, est de consulter sa fiche descriptive pour connaître les services proposés. Dispose-t-il du matériel audiovisuel nécessaire à l’organisation d’un tel événement, comme la sonorisation d’un discours ou la diffusion d’un PowerPoint ? Ce dernier récapitule les événements qui ont marqué l’année passée et est l’occasion de remercier chaque service. Si le lieu ne dispose pas d’un tel matériel, vous devrez prévoir cette ligne à votre budget en plus de la location et contacter des prestataires externes spécialisés.

Décoration de Noël

Le sapin, les guirlandes et les lumières de Noël sont attendus par les participants. Pensez demander au lieu s’il a de telles décorations en stock et s’il est possible de les utiliser. Selon la nature de votre événement, vous pouvez prévoir des goodies à offrir à vos salariés tels que des bonnets de père Noël qui en feront sourire plus d’un. Organiser une cérémonie de fin d’année demande un minimum de temps. Le lieu que vous choisirez marquera inévitablement les esprits.

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