inventaire immobilisation

Comment organiser un inventaire des immobilisations dans votre entreprise – 1ère partie

Aujourd’hui la maîtrise des actifs immobilisés est un enjeu majeur pour les entreprises. Cette maîtrise passe par la réalisation d’un inventaire physique ; son organisation constitue la pierre angulaire du projet et permet de fédérer tous les acteurs concernés au sein de l’entreprise.

1.   Principes généraux

La qualité de l’organisation en amont de l’inventaire des immobilisations constitue la pierre angulaire du projet et sa clé de succès.

Un projet d’inventaire des immobilisations dans les entreprises, mal conçu et imprécis sera forcément mal exécuté et les résultats obtenus seront insatisfaisants

D’une manière générale un projet est — en management d’entreprise — un ensemble finalisé d’activités et d’actions entreprises par une « équipe projet » sous la responsabilité d’un chef de projet dans le but de répondre à un besoin défini par un contrat dans des délais fixés et dans la limite d’une enveloppe budgétaire allouée.

En l’espèce le projet d’inventaire des immobilisations obéit aux principes généraux de la définition d’un projet qu’il s’agisse d’une réalisation de l’inventaire en interne ou confié à une entreprise extérieure.

Quelle méthodologie adopter pour mener à bien le projet d’inventaire des immobilisations ?

Comment définir avec la plus grande efficience possible les périmètres du projet d’inventaire des immobilisations (géographique, comptable, juridique) ?

Est-il pertinent d’étendre le projet d’inventaire à d’autres types de biens que les actifs immobilisés (par exemple biens non immobilisés, ou biens appartenant à des tiers) ?

Quelle devra être la composition du groupe chargé du pilotage du projet d’inventaire des immobilisations et comment mobiliser les acteurs concernés au sein de l’entreprise ?

Comment calculer le coût de l’opération pour les entreprises qui souhaitent lancer un projet d’inventaire de leurs actifs immobilisés et comment évaluer son retour sur investissement (ROI) ?

Telles sont certaines des questions que se posent les entreprises avant de lancer leur projet d’inventaire des immobilisations.

2.   Inventaire des immobilisations – Le budget

Comme tout projet, celui d’inventaire des immobilisations doit être budgété au sein de l’entreprise.

Pour cela il convient de chiffrer toutes les dépenses inhérentes au projet ; voici une liste des principaux postes de dépenses (liste non exhaustive) :

  • Coûts salariaux des personnels de l’entreprise intervenant dans le projet d’inventaire des immobilisations (profils comptables, financiers, techniques, acheteurs), au prorata de leur temps de travail consacré au projet
  • Coûts indirects générés par la non affectation des personnels affectés au projet d’inventaire, à leurs tâches habituelles
  • Coûts des outils et matériels dédiés au projet d’inventaire des immobilisations.
  • Coûts éventuels des intervenants extérieurs.

3.   Projet d’inventaire des immobilisations – Mesurer son succès

Nous avons parcouru les conditions et prérequis pour bien concevoir, organiser et réaliser un projet d’inventaire des immobilisations dans votre entreprise.

La question du budget dédié au projet d’inventaire des immobilisations a lui aussi été abordée.

Mais une fois le projet terminé il faut savoir s’il peut être considéré comme un succès et si le budget dédié a été respecté.

Pour cela il convient de définir à l’avance les indicateurs clés de performance KPI.

Le terme de KPI est un acronyme issu de l’anglais, signifiant key performance indicator. En français, on parle d’indicateur clé de performance (ICP). Un KPI permet à une société de bien piloter et de mesurer l’efficacité d’un projet, en l’espèce le projet d’inventaire des immobilisations.

Le KPI est un élément chiffré qui doit être déterminé avant le lancement d’une action, afin d’en évaluer les retombées et de déterminer le ROI (return on investment ou retour sur investissement).

Les KPI sont suivis quotidiennement et compilés dans des tableaux de bord très détaillés, appelés reportings.

Dans le cadre d’un projet d’inventaire des immobilisations, toute la difficulté consiste à déterminer les KPI les plus pertinents susceptibles de mesurer l’efficacité de la mission.

Dans les grandes sociétés internationales ces indicateurs sont habituellement définis par le service d’audit interne avec parfois l’appui des services financiers.

Ces derniers auront la responsabilité de mettre en œuvre durablement toutes les procédures de suivi des immobilisations  garantissant la conformité avec les KPI.

4.   Projet d’inventaire des immobilisations – Le retour sur investissement

Le retour sur investissement d’un projet d’inventaire physique des immobilisations, fait bien sûr, partie intégrante de son succès.

Le retour sur investissement (RSI ou rentabilité du capital investi), parfois appelé rendementtaux de rendementtaux de profit ou encore ROI (terme anglais, return on investment), désigne un ratio financier qui mesure le montant d’argent gagné ou perdu, par rapport à la somme initialement investie dans un investissement.

Pour un investissement financier, ce ratio est généralement exprimé en pourcentage plutôt qu’en valeur décimale. Pour un investissement productif à durée de vie courte ou indéterminée (achat / développement de logiciels par exemple), ce sera l’inverse.

On désigne le gain ou la perte d’argent comme intérêtprofit / perte, gain/perte ou bien encore recette/perte. Pour se référer à l’argent investi, on emploie les termes d’actif, de capitaux, de somme principale ou de valeur d’acquisition de l’investissement.

Dans le cadre d’un projet d’inventaire physique des immobilisations et compte tenu du caractère souvent obligatoire de l’opération, le retour sur investissement devient plus difficile à calculer.

D’après notre expérience la plupart des entreprises renoncent même à le calculer considérant  l’inventaire des immobilisations comme obligatoire.

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