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Comment devenir assistant virtuel ? Quelle est la formation à suivre pour travailler dans ce domaine ? Quelles sont les qualités et les compétences requises pour être un assistant virtuel ? Voilà des questions qui taraudent l’esprit des personnes souhaitant entrer dans cet univers professionnel. Voici ce que vous devez connaitre sur le sujet.
Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?
Il s’agit en fait d’un métier dont les missions consistent à fournir des services de soutien administratif en ligne. Aussi appelé « secrétaire indépendant », un assistant virtuel se charge aussi de seconder le chef d’entreprise en lui faisant bénéficier d’un gain de temps important. Un assistant virtuel peut travailler avec plusieurs entreprises en même temps. Pour effectuer ce métier, il faut avoir ou développer certaines compétences. Cette mission est une réelle arrière professionnelle, mais elle peut tout simplement servir à arrondir ses fins de mois.
Être polyvalent et créatif
La polyvalence est la première qualité requise pour devenir assistant virtuel. Vous devez en fait vous adapter aux besoins des clients. Il faut être capable de répondre correctement au téléphone et écrire des mails avec du professionnalisme. La gestion du planning et le traitement de factures doivent être maîtrisés.
Les assistants virtuels peuvent aussi être amenés à formuler des réponses sur les commentaires sur les réseaux sociaux. Il se peut aussi qu’on leur attribue d’autres tâches comme la rédaction d’articles publicitaires sur internet. On peut aussi leur demander de créer une infographie et d’optimiser des articles de blog.
En effet, vous devez avoir une maîtrise parfaite des outils informatiques basiques :
- Word
- Excel
- Canva (pour les illustrations)
- PowerPoint
En tant qu’assistant virtuel, vous devez aussi maitriser les outils basés sur le cloud :
- Google Docs
- Google Sheets
La créativité est une autre compétence valorisée dans le métier d’assistant virtuel. Cette profession à distance exige que l’exécutant soit créatif pour pouvoir accompagner le client dans ses campagnes marketing. Pour devenir un assistant virtuel, vous devez être en mesure de savoir créer un contenu original et attrayant. Il faut toujours avoir des idées pour aider le client à générer davantage de prospects sur internet.
Avoir le sens de l’organisation et être proactif
Pour devenir assistant virtuel, vous devez aussi être capable de planifier votre travail, vos journées. Cela vous permet d’être plus productif et de développer une certaine autonomie. La gestion du temps passe par la confection des méthodes pour bien planifier ses missions. Tout cela vous permet de ne pas être submergé et de pouvoir travailler harmonieusement.
Pour toute assistante virtuelle, il est important de savoir respecter les délais de livraison d’une tâche. Ce point est primordial pour gagner la confiance de votre client et d’exceller dans votre travail.
Ce métier en freelance ne se réduit pas à l’exécution d’une liste de missions. Un assistant virtuel est un membre à part entière d’une entreprise comme tout employé interne. C’est pourquoi il faut faire preuve de proactivité et se montrer disponible en cas de besoin. Et cela même si votre client ne vous le demande pas directement. En l’occurrence, vous pouvez lui proposer vos idées sur un projet en cours.
Devenir assistant virtuel, c’est être flexible
Les assistants virtuels ne travaillent pas uniquement avec des entrepreneurs locaux. Ils peuvent collaborer avec des chefs d’entreprise dans différents pays. En effet, il se peut qu’ils se trouvent dans des fuseaux horaires différents des leurs. Ainsi, ils sont amenés à travailler tard le soir ou trop tôt le matin.
Ce métier exige alors une grande flexibilité horaire. L’assistant virtuel doit approprier ses horaires de service à celles de ses clients. En parallèle, il doit se montrer disponible à n’importe quel jour même le week-end et pendant les jours fériés. Sachez que tous les pays n’ont pas les mêmes jours fériés. Il est indispensable que l’assistant virtuel soit toujours joignable notamment pendant les heures de travail.
Avoir le sens du détail
Un assistant virtuel doit être apte à réaliser plusieurs tâches à la fois. Il s’occupe de la gestion d’appel, de la rédaction des comptes rendus et de l’organisation des réunions entre autres. Cela signifie que cette personne doit travailler dans la précision et avoir un sens aigu du détail. Pour devenir assistant virtuel, il faut aussi cultiver le goût d’apprendre. Ce métier mène à un processus d’apprentissage constant.