A la suite de notre premier article indiquant comment organiser aujourd’hui la maîtrise des actifs immobilisés et pourquoi cela représente un enjeu majeur pour les entreprises, nous allons développer dans ce second article trois points supplémentaires indiquant comment définir vos objectifs, cadrer le périmètre du projet ou bien encore comment planifier correctement votre projet d’inventaire des immobilisations.

1.  Spécifier les objectifs du projet d’inventaire des immobilisations de l’entreprise

Définir avec précision les objectifs du projet d’inventaire des actifs immobilisés est un préalable indispensable et une garantie du bon déroulement des opérations de recensement des biens.

Les objectifs d’un inventaire des immobilisations doivent être suffisamment détaillés et concrets pour être atteignables facilement ; ils doivent aussi être cohérents entre eux et permettre à l’entreprise de réaliser des effets de synergies, porteurs de valeur ajoutée à l’entreprise.

Mal définis, les objectifs de l’inventaire des immobilisations rendront le projet flou, difficile à exécuter et généreront de l’insatisfactions et des frustrations des personnels de l’entreprise chargés des travaux en interne.

Biens définis et donnant une vision claire, les objectifs d’un inventaire des immobilisations seront le point de  départ constructif du projet de recensement.

Les autres étapes de la bonne organisation du projet d’inventaire des immobilisations seront plus faciles à mettre en œuvre et impliqueront davantage les acteurs en interne du projet.

Pour cette phase importante il est aussi possible d’avoir recours à une  société spécialisée qui saura apporter son expérience et son expertise dans les projets d’inventaire des immobilisations, mais encore faut-il la trouver !

2.  Définir les périmètres du projet d’inventaire des immobilisations des entreprises

Dans le cadre de l’organisation d’un inventaire des immobilisations, les entreprises doivent définir avec précision les périmètres de leur projet ; pour cela ils doivent tenir compte des besoins tels que définis par les services internes de l’entreprise.

Plusieurs périmètres peuvent être pris en compte dans le cadre d’un projet d’inventaire des immobilisations.

Périmètre Géographique

Selon la nature du projet (en milieu industriel, tertiaire, auprès d’entités publiques, parapubliques ou collectivités territoriales, sociétés de distribution etc) Il convient de circonscrire avec précision les sites, bâtiments, zones géographiques, agences, qui seront inventoriés en France ou à l’étranger.

Il est pertinent de profiter de l’occasion pour créer/mettre à jour une nomenclature des localisations.

Cela consiste à définir un maillage précis(site/bâtiment/zone/étage/bureau) de l’ensemble des localisations de l’entreprise.

Lors de l’inventaire, les biens recensés se verront affecter une localisation juste, reportée ensuite dans le système d’information de l’entreprise.

Un grand nombre d’entreprises clientes profite du projet d’inventaire des immobilisations pour disposer d’imputations analytiques rigoureuses et correctes ; très fréquemment les centres de coût des immobilisations sont liés aux localisations géographiques.

Périmètre comptable

Lors de la réalisation d’un inventaire des immobilisations, il convient en premier lieu de distinguer les actifs immobilisés des autres biens localisés dans le périmètre du projet.

« Les actifs immobilisés ou actifs non courants (selon les normes IFRS), comprennent l’ensemble des biens qui ont vocation à perdurer durablement. On les appelle aussi “haut du bilan”. Contrairement aux actifs circulants, ils ne sont pas détruits lors du premier usage, et ne sont pas liquidables aussi facilement. Financés par des capitaux permanents, ils peuvent être évalués par leurs coûts d’achat ou de production (si l’entreprise les produit elle-même.) »

Il existe trois catégories d’immobilisations :

– L’actif immobilisé corporel : il s’agit de biens “physiques”. Typiquement : les constructions, le matériel industriel, l’outillage, le matériel de transport, le mobilier, etc.

– L’actif immobilisé incorporel : à l’inverse, il s’agit de biens immatériels. Par exemple : fonds de commerce, droit au bail, frais de recherche et de développement, brevets déposés, logiciels ou sites Internet.

– L’actif immobilisé financier : ce bien monétaire non physique est représentatif d’une participation financière (parts sociales, actions, obligations), d’un prêt ou d’un dépôt de garantie. Il s’agit en fait des titres et des créances financières détenus par une entreprise.

(Francis Lefevre Formation)

Les entreprises devront définir les catégories comptables qui seront intégrées dans le périmètre.

Est-ce que les biens appartenant à l’entreprise mais non immobilisés doivent faire partie du périmètre du projet d’inventaire des immobilisations.

Comment traiter les actifs immobilisés délocalisés auprès des tiers (fournisseurs, clients…).

Nos experts recommandent les bonnes pratiques apportent tout leur savoir-faire pour aider les entreprises clientes à sélectionner avec soin les comptes comptables entrant dans le périmètre du projet d’inventaire des immobilisations, ainsi qu’à porter un regard pertinent sur l’ensemble du périmètre comptable du projet.

Périmètre juridique

Nous pouvons distinguer différentes catégories de biens entrant dans le périmètre du projet d’inventaire, selon leur nature juridique

• Biens immobilisés propriété de l’entreprise « in situ »
• Biens immobilisés propriété de l’entreprise et localisés auprès des filiales du groupe, en France comme à l’étranger
• Biens non immobilisés propriété de l’entreprise
• Biens propriété de l’entreprise mais situés géographiquement auprès des tiers (fournisseurs, clients, distributeurs…)
• Biens appartenant à des tiers (clients, fournisseurs, état, en location, crédit-bail, leasing…), mais physiquement présents dans les locaux de l’entreprise

3.  Planification du projet d’inventaire des immobilisations

Une fois les objectifs et les KPI associés définis et les rôles des acteurs attribués, il faut passer à la phase planification  de la mission d’inventaire des immobilisations.

• Fixer la date de lancement du projet d’inventaire, ainsi que la date de clôture du projet (dead line).
• Fixer les dates du début et de fin de chaque phase opérationnelle du projet d’inventaire des immobilisations (recensement physique, rapprochement comptable et traitement des écarts).
• Prévoir les dates de mise à jour des systèmes d’information de l’entreprise suite aux opérations de recensement des actifs immobilisés et leur rapprochement avec les bases comptables