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La dématérialisation des factures fournisseurs pour gagner en productivité

La digitalisation prend de plus en plus de place dans le monde des entreprises. Par ailleurs, les avancées technologiques permettent aujourd’hui de délaisser les formats physiques comme le papier. La dématérialisation des factures fournisseurs figure parmi les révolutions les plus importantes. Avantageux à tous les niveaux, ce concept permet de gagner en productivité et voici pourquoi.

Dématérialisation des factures fournisseurs : qu’est-ce que c’est ?

La dématérialisation des factures fournisseurs consiste à remplacer les factures physiques par des factures numériques. Pour ce faire, une facture papier est donc numérisée pour être traitée. Cependant, cela prend beaucoup de temps. L’alternative la plus simple consiste alors à créer une facture entièrement numérique. Néanmoins, cette dématérialisation exige une conformité comme une signature électronique certifiée par exemple.

La transition vers les factures dématérialisées gagne du terrain. Cela s’inscrit notamment dans une démarche écologique en réduisant l’utilisation du papier. Toutefois, elle s’applique aussi vers la digitalisation et l’automatisation des processus de facturation. Cela permet notamment de faciliter la gestion des factures fournisseurs, surtout lorsqu’il y en a beaucoup.

Quels sont ses avantages ?

La dématérialisation des factures fournisseurs vous permettra de vous débarrasser des tâches redondantes. En effet, le traitement des factures papiers demande une logistique et une organisation gourmande en ressources humaines.

Les factures numériques ne demandent pas de tri. La raison est simple, elles sont déjà indexées lorsque vos fournisseurs vous les envoient par email. Vous pourrez facilement la retrouver en consultant l’objet du mail.

Avec l’évolution de la technologie, vous n’avez plus besoin de saisir les factures manuellement. En effet, vous pouvez désormais récupérer les données selon le format du document. Par ailleurs, certains logiciels apprennent à lire les factures et à recueillir les informations dont vous avez besoin sans intervention humaine.

Une fois la facture utilisée, celle-ci sera stockée dans une base de données bien distinctes. Imaginez que vous ayez besoin de retrouver une facture qui a été utilisée il y a quelques années. Avec une facture dématérialisée, une simple recherche suffit pour y accéder. Or, une facture physique demandera cinq fois plus d’effort car il faudra la retrouver sous une pile d’autres documents.

Pourquoi cela vous fera gagner en productivité ?

On ne va pas se mentir, le traitement manuel et physique des factures prennent du temps. Une seule facture peut être éditée en plusieurs exemplaires selon les besoins. Ensuite, il faudra encore assurer la logistique pour qu’elle arrive en main propre à sa destination. Avec une facture numérique, vous pouvez envoyer des factures à plusieurs destinataires en une seule fois.

La dématérialisation de vos factures vous permet donc de les transmettre dans n’importe quel département de votre entreprise sans avoir à imprimer à chaque fois. En bonus, aucun déplacement ne sera nécessaire. Par ailleurs, l’envoi et la réception sont instantanés.

Le temps économisé en n’ayant plus à traiter les factures physiques permettra à votre équipe de se focaliser sur d’autres tâches. Vous pourrez donc accomplir plus de choses et vous concentrer sur des parties plus techniques de votre entreprise.

Enfin, vous n’aurez aucun mal à archiver vos factures. Avec le temps, le format papier s’accumule. Il faudra donc prévoir un espace organisé spécialement pour cela. Avec une facture dématérialisée, vous n’aurez qu’à le stocker dans un logiciel spécial dans des dossiers indexés.

Comment migrer vers la facture dématérialisée ?

La transition du format physique à la dématérialisation des factures est assez simple. Pour ce faire, vous aurez besoin d’un logiciel spécialement conçu pour leur traitement. Celui-ci vous aidera à gagner encore plus de temps. Il automatise notamment le traitement des factures en les récupérant directement dans votre messagerie ou dans votre boîte mail.

Pour migrer vers la facture dématérialisée, vous aurez avant tout besoin de prévenir vos collaborateurs. Demandez donc à vos fournisseurs de vous envoyer des factures électroniques. Vous aurez également besoin de sensibiliser et de former votre personnel à l’utilisation de ce nouveau processus de traitement.

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