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Arkevia est une solution pour dématérialiser vos documents tout en évitant l’utilisation du format papier. Très pratique, cet outil dispose diverses fonctions qui méritent d’être connues pour en tirer un meilleur usage. Pour les entreprises, ce dispositif en ligne s’affiche comme un indispensable pour la protection des données. Nous vous présentons Arkevia, son fonctionnement et ses atouts sur ces quelques lignes.
Arkevia : le coffre-fort numérique des professionnels
Arkevia correspond à un coffre-fort électronique permettant de recevoir et de stocker des documents de manière sécurisée. Il est capable d’archiver des données personnelles ou professionnelles durant 50 ans. Tous les salariés ont la possibilité d’enregistrer leurs documents (facture, bulletin de paie ou pièce d’identité) gratuitement sur cette plateforme.
À travers ce dispositif numérique, vos collaborateurs peuvent rapidement consulter tous les documents que vous avez établis pour eux. À chaque fois que vous leur envoyez de nouveaux bulletins de produits, ils recevront une notification par mail.
Pour devenir une entreprise éco-responsable, optez pour ce coffre-fort numérique. Il vous simplifie les opérations en RH tout en donnant la possibilité de faire des économies.
Comment fonctionne ce coffre-fort numérique ?
Arkévia étant un outil numérique, la consultation des données doit s’effectuer en ligne. Vous devez en effet utiliser un ordinateur, une tablette ou un téléphone. Cette plateforme offre à tous les salariés, peu importe leur position, d’accéder aux documents n’importe où à tout moment. Ci-dessous le mode de fonctionnement d’Arkevia pour les deux catégories d’utilisateurs (salariés et employeurs) :
Pour les salariés
Ce coffre-fort numérique s’affiche comme un outil de réception de stockage dans lequel les employés archivent leurs documents professionnels. La sécurité des données est assurée suivant les récentes normes RGPD et aux réglementations légales.
Les salariés peuvent aisément consulter les bulletins de salaire que leurs employeurs ont déposés dans Arkevia. Notez bien que les documents déposés dans ce coffre-fort renferment des valeurs juridiques.
Pour les employeurs
Arkevia constitue un moyen de démontrer les valeurs écologiques pour les dirigeants d’entreprise. Il leur permet aussi de sécuriser des dossiers importants à l’abri des cybercriminels. À chaque fin du mois, les employeurs envoient les fiches de paie à chaque salarié et celui-ci sera informé via un message sur sa boîte mail.
Le personnel RH peut aussi se servir de ce logiciel d’archivage et de réception de données pour faire circuler des informations importantes illico.
Pourquoi adopter Arkevia dans son travail ?
L’utilisation de ce coffre-fort électronique permet un gain de temps. Imaginez le temps qu’il vous faut pour distribuer des documents sur papier à vos collaborateurs. Inutile de faire des impressions sur papier. La plateforme s’en occupe comme il se doit. Vous économiserez en effet sur les coûts liés à l’impression.
En simplifiant les missions RH, Arkevia vous aide à protéger vos documents. La perte de données et le risque de vol sont écartés. Grâce à l’existence d’une signature électronique, les documents archivés dans ce coffre-fort renferment une valeur juridique tout comme les écrits sur papier. Vous n’aurez plus besoin de les imprimer.
Le saviez-vous ? Arkevia dispose d’une fonctionnalité pour gérer l’emploi du temps des salariés. Il leur permet aussi d’envoyer une demande de congé ou encore des notes de frais.
Gérer ses données sur Arkevia : comment s’y prendre ?
Vous devez vous rendre sur le site et vous connecter pour gérer vos documents en ligne. Il n’y a rien de compliqué dans le processus. D’ailleurs, on vous guidera à chaque étape. Lorsque vous êtes connecté sur votre espace numérique, vous pouvez consulter vos données en cliquant dessus.
Afin de ne pas vous égarer au milieu de nombreux documents, n’hésitez pas à supprimer les fichiers dont vous ne vous en servez plus. Il suffit de les faire déplacer dans la corbeille. Notez tout de même que certains documents ne peuvent pas être effacés sur Arkevia. Il s’agit particulièrement des calendriers de virement de paie.